Termini e Condizioni di Cofre

I presenti termini regolano la contrattazione dei servizi e l'uso del software di Cofre, nonché i diritti e gli obblighi tra l'azienda e i suoi clienti.

Ultimo aggiornamento: 26/08/2025

Questa è una traduzione di cortesia. In caso di divergenza prevale la versione spagnola.

Identificazione del fornitore

Fornitore: Quantum Core SL (Cofre)

NIF/CIF: B21959408

Sede legale: Calle Doctor Luis Calandre, 34, 30205 Cartagena, Murcia (Spagna)

Telefono: 910 05 99 50

Contatto: protecciondedatos@cofre.io

Ambito di applicazione e documenti contrattuali

I presenti Termini e Condizioni (il «Contratto») si applicano a tutti i servizi prestati da Cofre (contabili, fiscali, giuslavoristici e, se del caso, legali) nonché all'accesso e all'uso del software di Cofre (il «Software»).

Formano parte del Contratto, ove esistano, la Proposta di Servizi (con le relative Specifiche e la Proposta Economica), l'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA), l'Accordo sul Livello di Servizio (SLA) e qualsiasi allegato o Servizi Aggiuntivi accettati dal Cliente.

L'uso del Software o l'accettazione di una proposta comporta l'adesione al presente Contratto.

1. Validità delle proposte

Le offerte e le proposte commerciali hanno una validità di 30 giorni di calendario dalla loro emissione, salvo che la proposta stessa indichi un termine diverso.

2. Entrata in vigore del Contratto

Il Contratto ha inizio quando il Cliente firma o accetta la proposta o quando Cofre conferma l'ordine.

L'attivazione può essere subordinata alla verifica dell'identità e alla prevenzione del riciclaggio (KYC/AML) ove applicabile. Se la verifica non fosse possibile, il Contratto potrà considerarsi nullo senza alcuna responsabilità per Cofre.

3. Servizi e Servizi Aggiuntivi

I servizi contrattati sono quelli descritti nella Proposta di Servizi e nei relativi allegati. Qualsiasi lavoro al di fuori di tale ambito sarà considerato Servizio Aggiuntivo e potrà essere preventivato o fatturato secondo le tariffe vigenti.

La data di inizio è subordinata alla consegna delle informazioni minime da parte del Cliente e, se del caso, alla provvista di fondi o al primo pagamento.

Cofre agirà con diligenza professionale, applicando procedure interne e criteri tecnici aggiornati.

4. Comunicazione dei dati essenziali

Il Cliente manterrà aggiornate le proprie Informazioni di Base (contatto, domicilio fiscale, attività, chiusura dell'esercizio, amministratori, ecc.). Designerà inoltre una persona di contatto con la capacità di decidere e di fornire documentazione.

5. Scambio di informazioni e rispetto delle istruzioni

5.1 Consegna della documentazione e canali. Il Cliente invierà le informazioni preferibilmente per via elettronica utilizzando i canali indicati da Cofre (portale, app, integrazioni), al fine di garantire la tracciabilità e il rispetto delle scadenze.

Contabilità e fiscalità: fornire la documentazione del trimestre prima del giorno 10 di gennaio/aprile/luglio/ottobre. La consegna fuori termine può impedire la presentazione nei tempi previsti ed esonera Cofre da ogni responsabilità per le conseguenze.
Lavoro: comunicare le assunzioni con almeno 2 giorni lavorativi di anticipo (o 1 settimana se la persona lavoratrice è straniera). Se il preavviso non viene rispettato, non si garantisce l'espletamento della pratica nella data prevista.
Notifiche elettroniche: se il Cliente non contratta espressamente la loro gestione, sarà responsabile di ricevere e gestire tali notifiche. Qualsiasi intervento su di esse potrà essere preventivato come Servizio Aggiuntivo.

5.2 Collaborazione. Il Cliente risponderà con prontezza alle richieste e seguirà le istruzioni tecniche o normative applicabili.

5.3 Esattezza. Il Cliente garantisce che i dati e i documenti consegnati sono veritieri, completi e aggiornati. Le copie nel Software non sostituiscono la custodia degli originali.

6. Riservatezza

Entrambe le Parti si impegnano a preservare la riservatezza delle informazioni non pubbliche ottenute durante il rapporto e a utilizzarle solo per l'esecuzione del Contratto. Questo obbligo si estende al loro personale e ai loro fornitori e permane a tempo indeterminato.

7. Durata, sospensione e risoluzione

Nei servizi non ricorrenti, l'incarico termina con la sua esecuzione.
Nei servizi ricorrenti senza abbonamento annuale, il rapporto è a tempo indeterminato e ciascuna delle Parti potrà non rinnovarlo comunicandolo per iscritto con 1 mese di anticipo rispetto alla data di fatturazione ordinaria.
Sospensione o risoluzione motivata: mancato pagamento, mancata collaborazione, inadempimento legale o contrattuale, o inosservanza di raccomandazioni la cui mancata applicazione possa generare rischi.
Se la Parte inadempiente non pone rimedio entro 7 giorni di calendario dalla notifica, l'altra Parte potrà risolvere il Contratto.

8. Diritto di recesso (solo consumatori)

Se il Cliente è un consumatore e contratta a distanza, potrà recedere entro 14 giorni di calendario dalla contrattazione, purché l'esecuzione non sia stata avviata. Per esercitare tale diritto, scriva a protecciondedatos@cofre.io. Una volta avviato il servizio, il recesso si intende non esercitabile.

9. Servizi dopo la cessazione

Se il rapporto termina nel corso di un periodo contabile o fiscale, Cofre potrà proseguire fino alla data di efficacia indicata dal Cliente e/o collaborare al passaggio a un nuovo fornitore. Queste attività potranno essere trattate come Servizi Aggiuntivi.

10. Proprietà intellettuale e materiali

Cofre e/o i suoi licenzianti detengono i diritti sul Software, sulla sua documentazione, sulle automazioni e sulle basi di dati generate dal suo utilizzo.
Il Cliente mantiene la titolarità delle informazioni e dei documenti che fornisce.
È vietata l'ingegneria inversa, così come la decompilazione o l'elusione delle misure tecniche.
Cofre potrà elaborare metriche aggregate e anonimizzate (senza identificare i clienti) per migliorare i servizi o a fini statistici.
Cofre potrà trattenere i materiali fino al pagamento degli importi dovuti e conservare copie per i termini di legge.

11. Prezzi, fatturazione e pagamenti

I prezzi e l'ambito dei servizi sono indicati nella Proposta Economica. Gli importi non includono le imposte, salvo diversa indicazione.
Potrà essere richiesta una provvista di fondi. Le spese dirette necessarie saranno rimborsate a parte.
Le promozioni si applicano una sola volta per Cliente.
I servizi non sono rimborsabili.
Metodi di pagamento: addebito diretto o mezzi elettronici validi.
Nell'abbonamento mensile, la fatturazione continua fino alla data effettiva della disdetta comunicata con il preavviso applicabile; negli abbonamenti annuali, la disdetta ha effetto alla scadenza.
La mora comporta interessi legali e spese di storno. Il mancato pagamento autorizza a sospendere i servizi fino alla regolarizzazione.
Contestazione delle fatture: 10 giorni dal ricevimento per comunicare per iscritto eventuali anomalie.

12. Revisione dei prezzi e dei presenti Termini

Cofre potrà adeguare i prezzi annualmente in base all'IPC (l'indice dei prezzi al consumo dell'INE spagnolo) e, se questo fosse inferiore, applicare un aggiornamento fino al 15%. Le modifiche rilevanti dei termini o dei prezzi saranno comunicate con 30 giorni di anticipo. Il Cliente potrà risolvere il Contratto prima della loro entrata in vigore qualora non le accetti.

13. Responsabilità del Cliente

Il Cliente resta responsabile della propria contabilità e dei propri obblighi fiscali e giuslavoristici, nonché delle funzioni di Titolare del Trattamento ove applicabile. Deve raccogliere e conservare la documentazione originale e verificare l'idoneità di spese e detrazioni.

14. Responsabilità e limiti

Cofre risponderà dei danni diretti causati da inadempimento colposo entro i limiti della presente sezione. Sono esclusi i danni indiretti (lucro cessante, perdita di affari, ecc.).
Importi massimi: 10.000 € per sinistro e 20.000 € per esercizio, salvo diverso accordo. Nella responsabilità professionale, fino al limite della polizza RC applicabile.
Non vi sarà responsabilità per errori derivanti da dati incompleti/errati o tardivi del Cliente né per problemi causati da terzi estranei a Cofre.

15. Termini per i reclami

Richieste delle autorità tributarie o del lavoro: informare Cofre entro 2 giorni lavorativi dal ricevimento.
Altri danni: notificare entro un massimo di 6 mesi da quando se ne viene a conoscenza.
Limite assoluto: non saranno ammessi reclami trascorsi 3 anni dalla prestazione del servizio.

16. Reclami di terzi

Se un terzo avanza reclami connessi ai servizi, la Parte che li riceve ne avviserà immediatamente l'altra. Qualora Cofre debba sostenere pagamenti per cause non imputabili alla propria negligenza, il Cliente dovrà tenerla indenne entro i limiti di responsabilità stabiliti.

17. Subappalto

Cofre potrà subappaltare attività (infrastruttura, supporto, sviluppo o altre), mantenendo la responsabilità nei confronti del Cliente. Le limitazioni di responsabilità si estendono a dipendenti e subappaltatori.

18. Forza maggiore

Nessuna delle Parti sarà responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a forza maggiore (scioperi, disastri, interruzioni delle comunicazioni, guasti di software/terzi, ecc.). L'inizio e la fine dell'evento saranno notificati.

19. Avvisi e comunicazioni

Gli avvisi rilevanti saranno trasmessi per iscritto ai recapiti designati. Si intenderanno ricevuti lo stesso giorno se elettronici e dopo 7 giorni se postali, salvo prova contraria. Nelle comunicazioni elettroniche, entrambe le Parti vigileranno sulla sicurezza dei propri sistemi.

20. Uso del Software e dei sistemi informativi

a) Software di Cofre

Accesso remoto limitato alle finalità del Contratto; ne è vietata la cessione salvo obbligo di legge o audit.
Custodia delle credenziali a carico del Cliente; responsabilità per il loro uso.
Requisiti tecnici: connessione a Internet e browser aggiornati; Cofre potrà indicare modifiche o fermi per manutenzione.
Sicurezza: applicazione di misure ragionevoli (TLS, controllo degli accessi, copie di backup, ecc.).
Connessione bancaria (AIS/PIS) e altre integrazioni: facoltative, fornite da terzi autorizzati secondo i loro termini. Il Cliente accetta che vengano condivisi i dati strettamente necessari alla prestazione.

b) Software del Cliente

Il Cliente fornirà a Cofre l'accesso e le licenze necessarie, assumendone i costi associati.
Il Cliente sarà responsabile dell'operatività dell'ambiente e di qualsiasi lavoro aggiuntivo derivante da problemi del proprio software.

21. Restrizioni all'assunzione di personale

Durante la vigenza del Contratto e fino a 6 mesi dopo la sua cessazione, nessuna delle Parti assumerà personale dell'altra Parte che sia intervenuto direttamente nei servizi senza previo consenso. In caso di violazione, potrà essere richiesta una compensazione pari a sei mesi della retribuzione lorda del professionista.

22. Cessione del Contratto

La cessione del Contratto richiede il consenso scritto, salvo riorganizzazione societaria di Cofre (ad es. fusione o scissione) o trasferimento del ramo d'azienda, nel qual caso la cessione potrà avvenire a favore del nuovo titolare.

23. Integrità dell'accordo, legge applicabile e giurisdizione

Il presente Contratto sostituisce gli accordi precedenti sul medesimo oggetto. È disciplinato dalla legge spagnola. Per qualsiasi controversia, le Parti si sottopongono ai giudici e tribunali della sede legale di Cofre (Cartagena, Murcia, Spagna), salvo norma imperativa contraria.

24. Regole di interpretazione e priorità documentale

Accordo di nomina a Responsabile del Trattamento (DPA).
Proposta di Servizi (Specifiche e Proposta Economica).
I presenti Termini e Condizioni.