Informativa sulla Privacy di Cofre

Identità del Titolare del Trattamento

Perché trattiamo dati personali?

Cofre conserva e tratta dati personali per prestare servizi nell'ambito di un rapporto contrattuale con i propri clienti (art. 6.1.b del GDPR).

Cofre può essere obbligata a comunicare dati personali qualora lo richiedano le leggi o i regolamenti applicabili, o per dare seguito a una richiesta di un'autorità giudiziaria o amministrativa (art. 6.1.c del GDPR).

Cofre ha un legittimo interesse al trattamento dei dati personali al fine di orientare il marketing e le vendite dei propri servizi, nonché per migliorare la qualità dei propri prodotti e servizi (art. 6.1.f del GDPR).

Il trattamento può inoltre basarsi sul consenso separato dell'interessato (art. 6.1.a del GDPR) per operazioni quali:

• Marketing diretto.
• Utilizzo di immagini personali.

L'interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento tramite i link inclusi nei messaggi di marketing.

Quali dati personali trattiamo?

Cofre tratta, tra gli altri, i seguenti dati personali:

• Identificativi: nome e cognomi; documento di identità (DNI, passaporto, NIE).
• Caratteristiche personali: sesso, stato civile, nazionalità, età, data e luogo di nascita; dati familiari e circostanze (matrimonio, divorzio, separazione, regime patrimoniale coniugale).
• Previdenza sociale / mutualità: numero di registrazione, affiliazione.
• Contatto: indirizzo, telefono, e-mail.
• Informazioni KYC (prevenzione del riciclaggio di denaro); titolarità effettiva di entità; PRP/PEP.
• Salute (solo ove pertinente e senza diagnosi): assenze per malattia, infortuni sul lavoro, grado di disabilità; iscrizione sindacale ai fini delle quote; maternità/paternità; giustificativi di presenza.
• Controllo presenze: data/ora di entrate e uscite; motivi delle assenze.
• Economico-finanziari: domicilio fiscale, busta paga, crediti, prestiti, garanzie, detrazioni, trattenute giudiziarie, altre trattenute.
• Bancari e contabili: numero di carta/IBAN (ove applicabile), estratti conto, dichiarazioni fiscali, bilanci finanziari.
• Solvibilità e situazione economica: entrate/uscite, debiti, imposte, titolarità di beni, assicurazioni, pensioni, borse di studio, sovvenzioni, partecipazioni, proprietà.
• Immagini personali.
• Storico del cliente: contatti e modifiche ai servizi.
• Registrazioni di chiamate e videochiamate del servizio di assistenza clienti.
• Credenziali utente dei servizi elettronici.
• Informazioni sull'utilizzo dei servizi e cookie.
• Candidature: titoli di studio, formazione, esperienza, referenze e incompatibilità.
• Preferenze e consensi di marketing.
• Dati contenuti in segnalazioni interne presentate tramite il Canale di Segnalazione (ove applicabile).
• Altri dati necessari per la prestazione dei servizi.

In alcuni servizi, Cofre tratta dati personali per conto dei propri clienti. In questi casi, il cliente è il Titolare del Trattamento e Cofre agisce come Responsabile del Trattamento ai sensi del GDPR. Le attività sono regolate nella Descrizione delle Attività inclusa in questo documento.

I dati richiesti sono indispensabili per la prestazione dei servizi; il rifiuto di fornirli può impedirne l'esecuzione.

Fonti abituali di informazione

Riceviamo i suoi dati principalmente da lei in situazioni come:

• Quando diventa cliente e utilizza i nostri prodotti/servizi.
• Partecipazione a sondaggi, campagne o eventi.
• Contatti con il nostro servizio di assistenza (telefono, chat, moduli, e-mail).
• Quando si candida a lavorare con noi.

Inoltre, possiamo ricevere informazioni da:

• Registri tenuti dalle autorità.
• Liste di sanzioni nazionali e internazionali.
• Servizi con informazioni di contatto pubbliche.
• Fonti interne di Cofre e reti di contatti.

Come proteggiamo i dati personali?

Protezione tecnica

Firewall, politica delle password, autenticazione a due fattori, TLS nelle comunicazioni, copie di sicurezza regolari conservate in un'ubicazione distinta e audit interni/esterni di sicurezza e GDPR.

Protezione amministrativa

Politiche interne di sicurezza delle informazioni e protezione dei dati, formazione periodica obbligatoria, diritti di accesso in base al profilo, revisione e revoca dei permessi e riservatezza contrattuale.

Protezione fisica

Trattamento in data center dell'UE/SEE (ad esempio, Spagna o Finlandia), con ridondanza, controllo degli accessi e monitoraggio certificati.

Comunicazione dei dati e subappalto

• Cofre potrà, ove necessario, comunicare dati a società del gruppo o collaboratrici.
• I dati saranno comunicati alle autorità quando richiesto dalla legge.
• Dati non riservati potranno essere condivisi con partner per lo sviluppo dei servizi, il controllo di qualità e il marketing.
• Se vengono utilizzate API bancarie o altri connettori soggetti a normativa, i dati KYC potranno essere condivisi con tali entità conformemente alla legislazione applicabile.
• Non vendiamo né affittiamo dati personali a terzi.
• Utilizziamo fornitori (videosorveglianza, marketing, selezione del personale, operatori, sviluppo software, ecc.). Firmiamo un DPA con ciascun fornitore. Elenco aggiornato disponibile su richiesta.

Trasferimento di dati al di fuori dell'UE/SEE

In generale, i dati personali trattati da Cofre non vengono trasferiti al di fuori dell'UE/SEE. Le informazioni di contatto utilizzate nel marketing e i dati statistici di analisi, così come quelli delle piattaforme di selezione del personale, possono essere ospitati negli USA. Questi trasferimenti sono protetti conformemente alla normativa dell'UE, mediante l'applicazione di Clausole Contrattuali Tipo e garanzie aggiuntive.

Responsabili che potrebbero trasferire dati al di fuori dell'UE/SEE (se utilizzati): Google Analytics.

Per quanto tempo conserviamo i dati?

• Per tutta la durata del rapporto contrattuale con il cliente.
• Dati aziendali e dei decisori: conservazione prolungata quando le informazioni si rinnovano automaticamente dai sistemi di informazione aziendale.
• Al termine del rapporto, conservazione per il tempo necessario per legittimi interessi e adempimento di obblighi legali.
• Marketing diretto: fino alla revoca o all'opposizione.
• Registrazioni delle chiamate: 3 mesi.

Come utilizziamo i cookie e l'analisi web?

Cofre raccoglie informazioni tramite i cookie per migliorare l'esperienza utente, valutare i modelli di utilizzo e supportare il marketing.

Vengono memorizzate informazioni come IP, ora, pagine visitate, browser, dispositivo, provenienza e destinazione.

Utilizzando il nostro sito, l'utente accetta l'uso dei cookie. Può evitarne l'uso configurando il browser, tenendo presente che alcuni servizi potrebbero risultarne compromessi. Per gestire il consenso utilizziamo, se del caso, strumenti come Cookiebot, dove potrà configurare e revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. Consulti la Cookie Policy.

Diritti degli interessati

Ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR, l'interessato ha diritto a: accesso, limitazione, opposizione, cancellazione, portabilità, opposizione a decisioni automatizzate, rettifica e a presentare reclamo all'autorità di controllo.

Può opporsi al marketing diretto in qualsiasi momento.

Per esercitare i suoi diritti, invii una richiesta a protecciondedatos@cofre.io. Può inoltre presentare reclamo all'AEPD: www.aepd.es.

Politica di notifica di una violazione dei dati

Informeremo l'interessato se la violazione comporta un rischio elevato per i suoi diritti e le sue libertà, descrivendo la natura della violazione e le misure adottate conformemente al GDPR.

Abbiamo l'obbligo di notificare all'autorità di protezione dei dati entro 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, ove applicabile.

Limitazioni

Questa informativa non si applica a siti, app o servizi di terzi accessibili dai nostri servizi. Navigando verso un terzo, questi potrà raccogliere e trattare le sue informazioni secondo la propria informativa sulla privacy. Le raccomandiamo di esaminarle prima di consentire la raccolta e l'uso dei suoi dati.

Reclami all'autorità di controllo

Se ritiene che vi sia un problema con il trattamento dei suoi dati, potrà ricorrere alla via giudiziaria e presentare reclamo all'autorità di controllo del suo paese di residenza, di lavoro o del luogo della presunta violazione. In Spagna, l'autorità è l'Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Accettazione e modifiche di questa Informativa

È necessario che l'utente abbia letto e accetti le condizioni di questa Informativa sulla Privacy. L'uso del sito web ne implica l'accettazione.

Cofre si riserva il diritto di modificarla a seguito di cambiamenti legislativi, giurisprudenziali o di criteri dell'AEPD. Pubblicheremo la data dell'ultimo aggiornamento.

Uso di OpenAI API come sub-responsabile del trattamento

Descrizione delle Attività di Trattamento

Perché trattiamo dati personali?

Cofre tratta dati personali per prestare servizi nell'ambito di un rapporto contrattuale tra Responsabile e Titolare (art. 6.1.b del GDPR), per adempiere a obblighi legali (art. 6.1.c del GDPR) e, se del caso, per legittimo interesse (art. 6.1.f del GDPR).

• Sviluppo e gestione dei servizi contrattati.
• Integrazione di dati di dipendenti/clienti del Titolare (ad es. buste paga/risorse umane, ove applicabile).
• Consulenza contabile/fiscale/societaria (se fa parte del servizio).
• Amministrazione e fatturazione del Cliente.
• KYC e titolarità effettiva quando richiesto dalla legge.
• Azioni di marketing e miglioramento della qualità nel quadro consentito.

Quali dati trattiamo?

Tra gli altri, e a seconda del servizio contrattato:

• KYC, titolarità effettiva, PRP/PEP.
• Identificativi, di contatto, professionali, economici, relativi alle transazioni, identificatori online.

Categorie di interessati

Clienti persone fisiche, rappresentanti di clienti persone giuridiche, i loro dipendenti, fornitori e i loro clienti; agenti coinvolti in operazioni amministrative/finanziarie/societarie; dati di familiari dei clienti ove pertinente.

Categoria di trattamento

Raccolta, registrazione, strutturazione, modifica, conservazione, estrazione, consultazione, accesso, interconnessione, raffronto, comunicazione, cancellazione e distruzione.

Misure di sicurezza

• Minimizzazione dei dati e limitazione degli accessi per profili.
• Copie di sicurezza e piani di ripristino.
• Procedure per l'esercizio dei diritti e la gestione delle violazioni.
• Clausole informative e base di legittimazione del trattamento.
• Sottoscrizione di DPA con terzi sub-responsabili.

Trasferimenti internazionali

In generale, non vengono effettuati. Qualora fossero necessari, verranno applicate garanzie legali adeguate (ad es. Clausole Contrattuali Tipo).

Fonti abituali di informazione

• Dati forniti dal Cliente (personale, fornitori, clienti) in formato elettronico/fisico.
• Agenzia tributaria spagnola (AEAT), previdenza sociale spagnola, compagnie assicurative, sindacati, servizi di credito, autorità competenti e altre parti coinvolte.
• Informazioni tecniche dei dispositivi (cookie/tecnologie simili) per migliorare i servizi e l'assistenza.

Politiche di comunicazione dei dati personali

Cofre potrà condividere dati con il proprio revisore. Per altri collaboratori del Cliente (ad es. avvocati/consulenti) sarà richiesta l'autorizzazione del Cliente. Verranno conservate le evidenze della comunicazione (data, destinatario, ambito).

I dati saranno comunicati ad autorità fiscali, istituzioni finanziarie, istituti di moneta elettronica, compagnie assicurative, sindacati, INSS (previdenza sociale spagnola) o fondi pensione quando richiesto dalla legge. Il trattamento digitale è supervisionato mediante log e controlli automatici/manuali.

Cofre può comunicare dati alle entità del gruppo. Non vende né affitta dati a terzi.

Categorie di destinatari

Autorità fiscali e di previdenza sociale, compagnie assicurative, sindacati, fondi pensione, istituzioni finanziarie e altri soggetti secondo il contratto e la legislazione applicabile. In generale, i dati non vengono trasferiti al di fuori dell'UE/SEE; qualora ciò avvenga, verranno applicate Clausole Contrattuali Tipo.

Diritti e canale

Richieste di esercizio dei diritti via e-mail a: protecciondedatos@cofre.io.

Notifica di violazione dei dati

Responsabile → Titolare: notifica senza ingiustificato ritardo con descrizione della natura e delle misure adottate. Titolare → Interessato/AEPD: quando il rischio è elevato, notifica all'interessato e all'AEPD entro 72 ore. Il Responsabile assisterà il Titolare nella notifica.

Dati di contatto del Responsabile

Ultimo aggiornamento: 16/10/2025