Cómo evitar errores al acceder con certificados digitales en asesorías

Los errores al acceder con certificados digitales son uno de los problemas más habituales en asesorías. No suelen ser fallos complicados, pero sí hacen perder mucho tiempo cada semana y generan situaciones incómodas con los clientes.

Por ejemplo, certificados que solo funcionan en un ordenador, certificados que caducan sin que nadie se dé cuenta, accesos que dejan de funcionar después de una actualización o notificaciones electrónicas que no se revisan a tiempo. Son errores pequeños, pero cuando se repiten a diario acaban afectando a la productividad de toda la asesoría.

Muchas asesorías intentan solucionarlo buscando tutoriales o probando cosas en el navegador, pero el problema normalmente no está ahí. El problema es que los certificados se gestionan de forma manual y sin un sistema claro. Cuando tienes pocos clientes puede funcionar, pero cuando el volumen crece, los errores empiezan a aparecer cada vez más.
La buena noticia es que no hace falta ser técnico para evitar estos fallos. Lo importante es tener controlados los certificados que utilizas, saber cuál estás usando en cada momento y evitar depender de un solo ordenador o de una sola persona para poder acceder a Hacienda, Seguridad Social o a las notificaciones electrónicas.

En este artículo vamos a ver los errores más comunes que cometen las asesorías al trabajar con certificados digitales y, sobre todo, cómo evitarlos de forma sencilla para ahorrar tiempo y trabajar con más tranquilidad.

El problema más común: el certificado solo funciona en un ordenador


Esto pasa muchísimo, sobre todo en asesorías pequeñas o en asesorías que han ido creciendo poco a poco sin organizar bien este tema.
Una persona tiene el certificado instalado en su ordenador y es la única que puede entrar en Hacienda o en la Seguridad Social. Mientras esa persona está en la oficina todo funciona con normalidad, pero en cuanto no está (vacaciones, teletrabajo, baja o simplemente un día que sale antes), todo se para.

De repente nadie puede presentar un modelo, nadie puede entrar a revisar un cliente y nadie puede acceder a notificaciones. Y el problema no es que el certificado no funcione, el problema es que depende de un solo ordenador.
Esto además crea otro problema: esa persona se convierte sin querer en el “cuello de botella” de la asesoría. Todo pasa por su ordenador. Si hay mucho trabajo, se acumulan tareas. Si no está, el trabajo se queda parado.

Y lo peor es que muchas asesorías se acostumbran a trabajar así porque al principio funciona. Pero cuando el número de clientes empieza a crecer, este problema aparece cada vez más veces.

La solución no es complicada ni técnica. El certificado no debería depender de un solo ordenador ni de una sola persona. Debería estar guardado de forma segura y accesible para el equipo cuando haga falta. Cuando esto se organiza bien, desaparecen muchos de los bloqueos del día a día.

Otro error muy típico: certificados caducados

Este es otro de los errores más habituales y, además, uno de los que más estrés genera.
Muchas asesorías se dan cuenta de que un certificado ha caducado justo el día que tienen que presentar algo urgente. Y normalmente siempre pasa en el peor momento posible: último día de plazo, cliente esperando respuesta y poco margen para reaccionar.

En ese momento empiezan las prisas: intentar renovarlo rápido, buscar cómo hacerlo, probar en varios ordenadores, volver a instalarlo… y mientras tanto el trabajo sigue acumulándose.
Lo más frustrante es que no es un problema difícil de evitar. Simplemente pasa porque no se tiene controlado cuándo caduca cada certificado.

Y aquí está el verdadero problema: una asesoría no trabaja solo con un certificado. Trabaja con muchos. Certificados de autónomos, certificados de empresas, certificados de representantes… y cuando el número de clientes empieza a crecer, llevar todo esto manualmente se vuelve muy complicado.

Al final pasa lo mismo una y otra vez: hasta que no falla uno, nadie se acuerda de revisarlo. Y cuando falla, ya es tarde.

Notificaciones electrónicas que nadie revisa

Este es uno de los errores más caros que puede tener una asesoría.

Hay muchas asesorías que siguen entrando cada día a revisar notificaciones de forma manual. Mientras tienes pocos clientes puede funcionar más o menos bien, porque es fácil controlar todo. Pero cuando la asesoría empieza a crecer, la cosa cambia.

Cada vez hay más notificaciones, más organismos distintos y más clientes. Y llega un momento en el que es muy fácil que alguna notificación se quede sin abrir sin que nadie se dé cuenta.

Y el problema es que cuando eso pasa, ya no es un fallo técnico ni algo sin importancia. Es una sanción, un plazo perdido o un problema con un cliente que se podía haber evitado.
Además, revisar notificaciones manualmente todos los días también hace perder mucho tiempo. No parece mucho cuando lo haces una vez, pero cuando se repite todos los días del año, se convierten en muchas horas que podrías estar dedicando a otras cosas más importantes.

Tiempo perdido porque el certificado no funciona


Otro problema muy común en el día a día de una asesoría es perder tiempo intentando averiguar por qué el certificado no funciona.
Son situaciones que seguro que te suenan:

• El navegador no lo reconoce.
• No aparece cuando intentas entrar.
• Has cambiado de ordenador y deja de funcionar.
• Alguien lo ha borrado sin querer.
• Después de una actualización, ya no funciona como antes.


Cada uno de estos problemas parece pequeño, pero cuando pasan varias veces a la semana terminan haciendo perder muchas horas de trabajo sin darte cuenta.

Y lo peor es que no solo pierdes tiempo intentando solucionarlo. También pierdes tiempo buscando soluciones en Google, probando cosas, reiniciando el ordenador o preguntando a otra persona si le funciona.
Es decir, no es solo un problema técnico. Es un problema de productividad.

Qué hacen las asesorías que ya no tienen estos problemas


Las asesorías que ya no tienen estos errores suelen hacer algo muy sencillo: dejan de gestionar los certificados de forma manual y empiezan a tenerlo todo mucho más organizado.
Saben en todo momento qué certificado están usando, para qué cliente es, cuándo caduca y dónde está guardado. No dependen de un solo ordenador ni de una sola persona para poder trabajar.

Eso hace que el trabajo sea mucho más tranquilo. No hay prisas de última hora porque un certificado ha caducado, no hay bloqueos porque alguien no está en la oficina y no hay pérdidas de tiempo intentando averiguar por qué el certificado no funciona.
Ahí es donde realmente se nota la diferencia entre una asesoría que pierde tiempo todas las semanas con estos problemas y una asesoría que puede centrarse en su trabajo sin estar pendiente constantemente de los certificados.

El problema de depender siempre de la misma persona


En muchas asesorías pasa algo que no se nota al principio, pero que acaba siendo un problema grande: siempre entra la misma persona con los certificados.
Esa persona sabe dónde están guardados, sabe cómo instalarlos si algo falla y sabe cómo acceder cuando hay algún problema. El resto del equipo, en cambio, depende de ella para casi todo.

Esto hace que el trabajo no esté bien repartido. Si hay muchos trámites, todo acaba pasando por la misma persona. Y cuando esa persona no está, el resto del equipo pierde tiempo intentando entrar o directamente no puede trabajar.
Además, esto también genera presión innecesaria. Esa persona acaba teniendo más responsabilidad solo porque es la única que puede acceder a ciertos clientes o a ciertos trámites.

Las asesorías que organizan bien los certificados evitan este problema desde el principio. No dependen de una sola persona, sino de un sistema claro que puede usar todo el equipo.

Cuando la asesoría crece, los errores se multiplican


Hay muchas asesorías que empiezan con pocos clientes y al principio todo funciona más o menos bien. Los certificados se guardan como se puede, las notificaciones se revisan manualmente y los accesos funcionan aunque no estén bien organizados.
El problema llega cuando la asesoría empieza a crecer.
Más clientes significa más certificados, más accesos y más notificaciones. Y lo que antes parecía algo pequeño se convierte en un problema diario. Empiezan a aparecer certificados caducados, accesos que no funcionan, notificaciones que se pasan por alto y mucho tiempo perdido intentando arreglar cosas que antes no fallaban.
Y aquí es donde muchas asesorías se dan cuenta de que el problema no era técnico, era simplemente que no había una forma clara de gestionar todo.
Las asesorías que solucionan esto suelen hacerlo cuando empiezan a notar que están perdiendo demasiado tiempo en tareas que no aportan nada. En ese momento es cuando empiezan a organizar los certificados de verdad y el cambio se nota muy rápido.